Há quem diga que o PDCA é obrigatório para uma boa gestão de projetos. O que pode ser verdade, pois quando bem aplicado garante importantes resultados ao time responsável pelo projeto.  A utilização dessa ferramenta visa o aprimoramento de atividades e solução de problemas que atingem essas atividades. O foco é na qualidade e na melhoria contínua. Sua simplicidade garante a utilização em diversas áreas, independente do tamanho da empresa e do projeto.

Um Pouco da História do PDCA

O Ciclo PDCA remonta à década de 1930, quando Walter Andrew Shewhart introduziu a estatística nos processos de qualidade. Anteriormente a qualidade era aferida já no produto final, visando encontrar algum defeito. O que se mostrou ineficaz. 

Shewhart criou então um método que utilizava cartas de controle, o que garantia a qualidade do produto ainda na fase de produção. Mais tarde, já com o ciclo PDCA desenvolvido plenamente, ele padronizou ações para evitar problemas na produção e se tornou assim o pai do controle de qualidade. Na década de 1950 foi William Deming universalizou o PDCA, transformando no que conhecemos hoje, uma ferramenta versátil que pode ser utilizada por todas as empresas, em qualquer segmento.

Outras versões do ciclo existem, como PSDA, SDSA e o PDCL, utilizados em diversos lugares, adaptado às necessidades de cada setor. O ciclo PDCA veio para modificar profundamente o acompanhamento dos resultados, possibilitando assim uma melhoria contínua e a qualidade do produto final.

ciclo pdca

Explicando o PDCA

O PDCA promove a melhoria através de um circuito de quatro ações. São elas planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Compreender como o problema surge e como ele deve ser solucionado, tendo como ponto principal a causa e não a consequência, esse é o PDCA. Ao identificar o obstáculo, enxerga o mesmo como oportunidade de melhoria, promovendo ações para chegar ao resultado desejado.

Mas para iniciar a implementação do PDCA, é preciso entender seus estágios. Sempre levando em conta que eles não acontecem de forma linear.

Planejar (PLAN):

O planejamento deve partir de dados reais, para que assim sejam estabelecidos objetivos e metas realizáveis. A subjetividade deve ficar de fora do planejamento. O gestor de projetos deve ser alguém experiente, com conhecimento em diversos modelos de planejamento.

Sendo a etapa mais importante do ciclo, é nela que são definidos os indicadores de desempenho, a metodologia de trabalho, a escolha do time e o desenvolvimento do plano de ação. 

O gestor deve, com base em diagnósticos precisos, elencar pontos fracos e fortes, conhecer a realidade da empresa. Após isso o planejamento será realizado, pois o gestor está capacitado para identificar os desafios a serem enfrentados.

Com as metas definidas e um plano para executar, ciente da forma que vai mensurar resultados e recursos alocados, é hora da ação.

Fazer (DO)

Aqui cada integrante do time deve saber exatamente quais as suas tarefas e responsabilidades no processo produtivo. O planejamento deve ser seguido a risca, sem improvisações ou pulo de etapas. Do contrário, o planejamento para nada serviria e todo o ciclo estaria comprometido.

Havendo desvios do plano inicial, é necessário voltar ao planejamento, revisar e verificar os motivos da falha. A equipe deve ser treinada para documentar resultados e realizar as ações com o máximo de cuidado e atenção. Nessa fase o time deve entender perfeitamente o que é o PDCA. 

Checar (CHECK)

A checagem acontece praticamente ao mesmo tempo da fase anterior. Os resultados devem ser acompanhados praticamente em tempo real, para que o gestor identifique possíveis erros, se os objetivos serão alcançados e avalie a metodologia adotada.

Essa fase de análise permite saber se os resultados estão de acordo com o planejado. Quanto mais cedo as métricas forem mensuradas e avaliadas, menor será o tempo de resposta e mais rapidamente as correções serão encaminhadas.

Agir (ACT):

É o momento de agir corretivamente sobre as falhas apontadas na fase “check”. Se algum ponto impossibilitou o alcance de todos os objetivos, ajustes devem ser feitos. As informações e o aprendizado devem ser compartilhados com todos os envolvidos, para que haja reflexão sobre alterações e assim reiniciar o Ciclo PDCA. Afinal, seu objetivo é a melhoria contínua, 

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Bastante abrangente, o Ciclo PDCA pode ser utilizado em uma fase do projeto ou no gerenciamento da sua totalidade. Como vimos durante o artigo, o acompanhamento de métricas e fluxos são muito importantes para o sucesso do projeto. Assim, a utilização de um software de projetos se faz crucial para aumentar a agilidade e desburocratizar os processos.

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