Em meio a rotina gerencial está difícil encontrar tempo para organizar as tarefas dos colaboradores? Os funcionários estão perdidos, sem saber qual a prioridade do dia? Você perdeu o controle das suas equipes e está difícil estabelecer um fluxo de trabalho eficiente? Uma plataforma de workflow pode ser a solução dos seus problemas.

O que é Workflow?

 

Workflow é o fluxo de trabalho. São as tarefas necessárias para o funcionamento dos processos internos, onde documentos são enviados e informações são trocadas constantemente entre os grupos de trabalho e seus membros. O workflow tem um ponto de partida e um ponto de chegada, sendo dividido em etapas ao longo de sua duração.

O fluxo de trabalho está funcionando perfeitamente quando seus processos estão automatizados, sem o mínimo de intervenção da gestão. Esse é o desafio, criar um workflow bem definido, para que nenhuma etapa seja esquecida, que funcione organicamente entre as pessoas.

Para isso um sistema de workflow digital deve ser implementado.

Implementação de um Sistema de Workflow

 

Uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho têm algumas funções principais, como deixar o processo mais eficiente nas operações, promover a melhoria contínua do processo e fornecer informações para decisões estratégicas. 

Com uma solução digital, toda a papelada envolvida nos processos deve ser extinta, garantindo uma organização e otimização nas burocracias do dia-a-dia. Todos os registros ficam dentro da plataforma, possibilitando uma visão geral da evolução da equipe, execução de tarefas e informações trocadas.

Acrescentar tecnologia ao fluxo de trabalho é priorizar a agilidade na entrega ao cliente, seja interno ou externo. Tarefas operacionais que desperdiçam o tempo do gestor podem ser feitas pelo sistema, da mesma forma que a mensuração do tempo disponível das equipes, para um melhor aproveitamento.

Obviamente a implementação de um sistema não pode ser realizada de forma abrupta, ela também deve ser planejada. O primeiro passo é entender como o fluxo de trabalho acontece, saber dos pormenores da engrenagem e apontar pontos a serem melhorados. 

O segundo passo deve ser envolver a equipe na implementação. Em qualquer mudança dentro de uma organização, convencer as pessoas é essencial. Os funcionários envolvidos precisam entender os benefícios da ferramenta, tratar ela como uma aliada para seu trabalho e não uma forma nova de controle da chefia.

O terceiro passo desse planejamento de implementação é migrar aos poucos. Um projeto por vez, testando o desenho do fluxo, até que todas as etapas estejam em perfeito estado de funcionamento. 

Ainda em dúvida sobre a real vantagem de tudo isso? Apresentamos a seguir alguns benefícios que ajudarão em sua escolha.

Benefícios da Utilização de Plataformas de Workflow

4 Razões para Utilizar um Sistema Workflow

 

  •  Produtividade

Num sistema de trabalho onde cada colaborador sabe o tempo disponível para a realização de sua tarefa, os processos são padronizados e a organização é prioridade, a quantidade de erros praticamente desaparece e uma maior produtividade é o resultado esperado.

  • Monitoramento

Acessar as métricas mais importantes, ter o controle das horas trabalhadas de cada colaborador e coletar dados transformando em gráficos é sonho de todo gestor. Um bom sistema, que mostra todos os KPIs num dashboard completo, é um auxiliar de peso na gestão.

  • Comunicação

O caos diário lota as caixas de e-mails, anotações em bloquinhos se espalham pela célula de trabalho e o chat da firma não para um minuto de enviar novas notificações. Centralizar a comunicação na plataforma é mais uma vantagem do sistema workflow. Além disso, a comunicação entre os membros da equipe melhora de forma significativa, pois cada um entende sua responsabilidade no processo geral.

  • Gestão Estratégica 

O sistema de workflow possibilita o desprendimento do gestor das tarefas mais comuns, dando mais tempo e embasamento, através de todos os dados de desempenho, para tomadas de decisões estratégicas. O gestor no seu devido lugar.

 

O Conectado, solução aqui da conecta, é aplicado hoje em processos de solicitações de treinamento, na área da saúde pública; processos de gestão ambiental, conduzindo geólogos e biólogos; e no desenvolvimento de produtos em diversas empresas. O Conectado é a solução para a modernização do fluxo de trabalho da sua empresa.

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