Podemos definir o conceito de projeto como um empreendimento temporário, com uma finalidade única e recursos delimitados. Dentro de uma organização os projetos têm como objetivo, normalmente, a criação ou melhoria de um produto, serviço ou solução. Por regra, todo projeto precisa ter um gestor, alguém que vai se ocupar com o planejamento, administração de recursos e controle dos prazos estabelecidos no cronograma.

O PMI – Project Management Institute possui uma metodologia de gestão de projetos amplamente utilizada e testada. Esta metodologia segmenta o ciclo de vida de um projeto em 5 processos: definição do projeto, planejamento, execução, controle e conclusão.

Cinco fases do Projeto

Na fase de Definição é realizado o levantamento das necessidades do projeto e a elaboração de viabilidades financeiras, técnicas e comerciais. Após essa primeira parte, são definidos a estratégia de desenvolvimento, a forma do gerenciamento de riscos, identificados os membros da equipe e o gerente do projeto.

O Planejamento é o momento onde se descrevem as ações necessárias para gerar os produtos do projeto. Dois documentos cruciais são desenvolvidos nessa etapa, o cronograma, baseado numa estimativa lógica da duração das atividades, e orçamento, onde são alocados os recursos humanos e materiais de cada atividade. 

Duas etapas acontecem concomitantemente, a Execução e o Controle. A execução trata de colocar em prática tudo que está no planejamento, o controle é a tarefa de fiscalizar os prazos e custos, tomando ações necessárias para corrigir possíveis desvios.

A última fase é a da Conclusão, onde o cliente dá o aceite do produto do projeto, é realizado um levantamento das lições aprendidas e a equipe do projeto é avaliada.

Obviamente resumimos bastante as fases desta metodologia, mas gostaríamos de apontar que é na parte de execução e controle onde acontecem os maiores problemas, pois elas envolvem o real andamento do plano traçado e apresentam desafios que nem sempre foram visualizados durante a etapa de planejamento.

Para um melhor enfrentamento desses desafios imponderáveis, trouxemos 3 dicas muito importantes para aumentar a produtividade na gestão de um projeto:

Três Dicas para Gestão de Projetos

  • Exercite a Comunicação

A compreensão das informações é essencial para o bom andamento de um projeto. É obrigação do gestor se fazer entender por sua equipe, contratantes, fornecedores e outros grupos envolvidos. Definir um processo comunicacional é necessário para estabelecer canais formais de troca de informações, preferencialmente canais que agilizem os diálogos e registrem cada dado. Utilizar uma linguagem apropriada para os públicos também torna a tarefa mais compreensível. 

Num ambiente de trabalho onde cada membro entende claramente sua função e obrigações, otimiza-se tempo. 

  • Trabalhe a Flexibilidade

Um bom líder é um bom negociador. Gerenciar um projeto é principalmente gerenciar pessoas. Entender o local de fala dos elementos da equipe, saber de suas dores e desejos, são importantes passos para ganhar aliados verdadeiros dentro do projeto.

Estabelecer confiança, transparência nas ações, são comportamentos que aumentam a produtividade do funcionário, pois ele se sente seguro no ambiente para desenvolver sua melhor performance.

  • Utilize a Tecnologia

Quando falamos de produtividade, somos automaticamente levados a falar em tecnologia. Softwares de gestão, como o Conectado, possibilitam o acesso rápido a qualquer informação gerencial; a automação de pequenas tarefas, que libera o funcionário para outras funções mais complexas;  o acompanhamento de cada etapa do planejamento e o compartilhamento de informações, que gera mais conhecimento para a equipe.

Com apoio de sistemas informatizados, o gerenciamento de um projeto é elevado ao grau máximo. Antecipar atrasos, prever sobrecarga de trabalho e encontrar ociosidade de pessoal são algumas das diversas possibilidades de um software de gestão.

 

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